El crowdsourcing es uno de los recursos más comunes a los que recurre la innovación abierta: permite pasar de un modelo cerrado -accesible a sólo unos pocos- a otro abierto donde captar con agilidad posibles soluciones a un problema recurriendo a un gran número de individuos .
Así, una organización puede acceder a más talento -y no sólo al que tiene en nómina- y agilizar la captación de ideas con las que innovar, cuando no directamente cotejarlas además con sus destinatarios, como los consumidores.
En definitiva, se trata de hacer más con menos, teniendo más capacidad y rapidez a la hora de innovar. Pero para que un proceso de crowdsourcing funcione es importante conocer primero que es aquello que puede taponar su éxito.
Crowdsourcing, el significado es tan importante como el resultado
La consultora Deloitte resume algunos de los problemas que es más fácil encontrar en torno al crowdsourcing. Nosotros intentamos ofrecer soluciones a algunos de ellos, con el contraste que hemos obtenido de impulsar más de un centenar de procesos similares en organizaciones de todo tipo gracias a nuestro software de innovación abierta y servicios de acompañamiento.
Falta de claridad en torno al concepto, sus aplicaciones y objetivos
Problema: ¿Cuándo y ante qué tipo de problemas es el crowdsourcing una solución ubicua?¿Sus potenciales participantes conocen cómo funciona una dinámica de crowdsourcing, cómo formar parte de ella, qué se espera de su participación, o qué objetivos persigue?.
Algunas posibles soluciones:
- Estudiar caso a caso si la resolución de un reto se beneficia de un enfoque tradicional o del uso del crowdsourcing. ¿Es aplicable a todas las unidades de negocio y/o a procesos end-to-end?¿Compromete información?¿Existen otras barreras?.
- Identificar a los colectivos participantes. Al respecto caben diversas aproximaciones. Implicar al conjunto de empleados, o sumar también colaboradores externos. Abarcar una ideación integral de la solución o externalizar sólo una parte, o incluso tareas de ella… todo dependerá de los objetivos que se pongan sobre la mesa.
- Encontrar el canal adecuado para acoger el proceso. El uso de plataformas de crowdsourcing facilita el on-boarding y participación de los distintos colectivos. También proponer retos de ideación donde abordar las cuestiones a resolver, junto a mecanismos sociales (contribuciones colectivas a ideas, votos, comentarios…) que incentivan el engagement de los participantes.
Garantizar que crowdsourcing y calidad de ideas vayan de la mano
Problema: uno de los principales temores a un proceso de crowdsourcing es el miedo a perder el control sobre las ideas recibidas, su calidad o el proceso en sí. Otro temor recurrente es el de que los colectivos participantes no sean los adecuados.
Algunas posibles soluciones:
- Crear alrededor una estructura de gobernanza multinivel, que cubra de las tareas de más implicación con perfiles más administrativos (dinamizar el proceso, agradecer cada aportación), a los eslabones más cualitativos, con implicación eventual, y encargados de decidir sobre las ideas. En este último sentido, contar con las herramientas adecuadas para evaluar y detectar las ideas de más potencial es básico para agilizar y reducir los recursos destinados a esta labor.
- Identificar los mejores colectivos participantes, y promover las sinergias entre ellos; pudiendo además ubicarlos en distintas fases del proceso (por ejemplo, empleados en la ideación de un producto, grupos de consumidores en su validación antes de salir al mercado).
- Definir adecuadamente los retos. Cómo participar y qué tipo de ideas se espera de ellos. También es de gran ayuda ofrecer un contexto rico y relevante, que inspire las buenas ideas y, sobre todo, aterrice las soluciones sobre el marco de juego en el que se inscribe la necesidad perseguida.
Fricciones entre un modelo abierto y otro tradicional cerrado
Problemas: si es pionero, todo nuevo modelo tiene un impacto sobre el normal funcionamiento de una organización. Puede plasmarse en el escepticismo de los mandos superiores. En el temor a implicar a nuevos colectivos. En que su gestión lleve asociada un gran consumo de recursos. O también en el propio miedo de los empleados a que se recurra a colaboradores externos.
Algunas posibles soluciones:
- Trabajar el cambio cultural, despertando el apetito por la innovación, desterrando los temores a participar y mostrando públicamente el apoyo de la alta dirección a iniciativas de este tipo.
- Empoderar a los participantes. Por su naturaleza, el crowdsourcing es un recurso que es de gran utilidad para generar motivación. En el caso de los empleados, además puede mostrarse como una oportunidad de reconocimiento público o, incluso, de upskilling.
- Optar por una implantación progresiva del nuevo modelo. Empezando por retos más genéricos. Pueden enfocarse al cambio cultural, a familiarizarse y alinearse con el nuevo modelo para que todos los implicados (participantes y gobernanza) se impliquen de manera efectiva y vean sus beneficios.
Confidencialidad y propiedad intelectual
Problema: la reticencia a procesos de este tipo, de naturaleza tan abierta, se vincula en muchas ocasiones a riesgos sobre la posible confidencialidad de datos y aspectos estratégicos, o directamente a aspectos relativos a la propiedad intelectual. Asimismo, no todos los participantes pueden conocer qué información es o no sensible de ser compartida.
Algunas posibles soluciones:
- Antes de lanzar un reto, entender y valorar los riesgos asociados o el carácter de la información compartida. Asimismo, pensar en los términos y condiciones bajo los que se desarrollará el proceso y que le dotarán de seguridad.
- Recurrir a técnicas como anonimizar algunos datos sensibles antes de ofrecerlos públicamente al crowd o trocear grandes problemas en unidades más pequeñas, de tal manera que parte de los participantes no puedan acceder a la foto completa o a los aspectos más sensibles del reto a trabajar.
